El orden de trabajo en una agencia de publicidad es más importante que cualquier otra cosa, incluso es más importante que la decisión del sabor de la pizza del viernes, porque sin una correcta distribución de las tareas es prácticamente imposible cumplir con todos los pendientes que se tengan en la semana.
Es por eso que al comienzo de cada lunes nosotros hacemos tráfico. Y no, no estamos hablando de pararnos a estorbarle al jefe para que no llegue temprano a regañarnos. El tráfico es una reunión donde los líderes de cada área se sientan a revisar tanto la importancia como el orden en el que deberán organizarse las diferentes tareas que tiene el equipo para la semana.
En estas reuniones hay más que café y responsabilidades, pues también son muy útiles para revisar en qué estado se encuentran los diferentes clientes de la agencia. La idea siempre es tenerlos contentos, pero también es importante que ellos conozcan de qué forma funciona la agencia, pues los tiempos de entrega siempre pueden ser un tema sensible.
Otro aspecto importante del tráfico semanal es el tema de la distracción. Es inevitable no dispersarse un poco mientras nos encontramos reunidos, ya sea por la pose en la que está durmiendo la mascota que vino ese día a la oficina, por un comentario chistoso, porque alguien tiene un chisme por contar o sencillamente porque se comienza a pensar en ideas increíbles que deberían tener lugar en otro espacio y momento. Por esta razón es necesario que exista una persona que lleve la ruta del tráfico, alguien enfocado que diga “Muchachos, por favor volvamos, nos estamos desviando” y que logre mantener al equipo concentrado en lo importante para que la reunión no termine durando toda la mañana.
Sin embargo no se trata solo de definir las cosas que se van a hacer esa semana, también es importante aprovechar ese espacio para revisar cómo van las metas de cada proyecto, pues no todo puede medirse de la misma manera, depende del objetivo que se haya definido para cada campaña. Ese es el momento perfecto para ser soñadores y decir “Lo vamos a lograr”, aún cuando la persona de cuentas nos mire con preocupación, porque ante todo está la capacidad de soñar en grande.
Estas reuniones de tráfico semanal son una constante que no podemos dejar de lado, son nuestra guía para que, como decían los abuelos, funcionemos como un relojito, todos coordinados y sin retrasos. Es el momento donde copy define sus necesidades, diseño define su tiempo y cuentas nos dice “Esto es una urgencia”, y todo vuelve a cambiar.